نرم افزار مدیریت پروژه چیست ؟

به گزارش گروه ویلاتو بساز: نرم افزار مدیریت پروژه اصطلاحی است که به طیف وسیعی از پلتفرم ها اشاره دارد و برای کمک به افراد در مدیریت پروژه ها طراحی شده اند. این محصولات از یک برنامه یا تقویم ساده چک لیست تا سازماندهی پروژه های کوچک گرفته تا ابزارهای قوی که نمای کلی از کل چرخه عمر پروژه را ارائه داده و ویژگی های پیشرفته ای مانند اتوماسیون و زمان بندی منابع را ارائه می دهند را شامل می شود.

نرم افزار مدیریت پروژه، نرم افزاری است که توسط طیف وسیعی از صنایع برای برنامه ریزی پروژه، تخصیص منابع و زمان بندی استفاده می شود. این به مدیران پروژه و همچنین کل تیم ها امکان می دهد تا بودجه، مدیریت کیفیت و تمام اسناد رد و بدل شده در طول پروژه را کنترل کنند. این نرم افزار همچنین به عنوان بستری برای تسهیل همکاری بین ذینفعان پروژه عمل می کند.

دنیایی را تصور کنید که در آن صفحات گسترده اکسل بی پایان، زنجیره های ایمیل درهم و برهم و لیست های انجام کارها یادگاری از گذشته هستند. این دنیایی خواهد بود که برای کسب و کارهای مشتری محور بسیار کم هزینه تر و با پتانسیل صرفه جویی در ۱۱.۴٪ از ضایعات تیم های پروژه سرمایه می باشد.

به لطف نرم افزار مدیریت پروژه مانند مایکروسافت پروجکت، برخی از کسب و کارها با موفقیت در حال تغییر شکل کار تیمی و تحویل پروژه هستند و در نتیجه بهره وری و سودآوری را تغییر می دهند. البته بدون شک مدیریت پروژه بدون آموزش نرم افزار مایکروسافت پروجکت و سایر نرم افزار های هم رده تقریبا غیر ممکن است چراکه برای دستیابی به این نتایج با فناوری، ابتدا باید هدف این دسته از نرم افزارها، مزایا و معایب و چگونگی یافتن ارائه دهنده مناسب را درک کنید.

چه کسی از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کند؟

نرم افزار مدیریت پروژه نرم افزاری است که برای برنامه ریزی پروژه، زمان بندی، تخصیص منابع و مدیریت تغییر استفاده می شود. این به مدیران پروژه (PMs)، ذینفعان و کاربران اجازه می دهد تا هزینه ها را کنترل کرده و بودجه بندی، مدیریت کیفیت و مستندات را مدیریت کنند و همچنین ممکن است به عنوان یک سیستم مدیریتی استفاده شود. نرم افزار مدیریت پروژه نیز برای همکاری و ارتباط بین ذینفعان پروژه استفاده می شود.

کسب و کارها و تیم ها در هر اندازه و در هر حیطه ی کاری که هستند، از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنند. یک سازمان غیرانتفاعی ممکن است این نرم افزار مدیریت پروژه را برای سازماندهی تلاش‌های داوطلبانه مفید دانسته و بکارگیرد، در حالی که یک موسسه آموزشی از این نرم افزار مدیریت پروژه برای توسعه برنامه‌های دانشگاهی جدید و پروژه‌های زیباسازی دانشگاه استفاده کند.

حتی فریلنسرها و صاحبان مشاغل هم از این نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کرده و سود می برند اگر در کارتان حرفه‌ای هستید، نرم‌افزار مدیریت پروژه می تواند راهی برای حفظ مشتریان در خط مقدم کسب‌وکارتان و حفظ کارایی و بهره‌وری داخلی ارائه ‌دهد.

هدف نرم افزار مدیریت پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه برای کمک به کسب و کارها و افراد برای پیگیری پروژه ها، وظایف و برنامه ها طراحی شده است. ارزش اصلی نرم افزار مدیریت پروژه، توانایی آن در پیچیدگی ساختار است. این یک ابزار عالی برای سازماندهی سازی و اطمینان از اینکه تیم شما در حال انجام وظیفه همسو با اهداف پروژه است.

در حالی که عملکرد خاص برای هر پلت فرم منحصر به فرد است، اکثر نرم افزار های مدیریت پروژه با هدف ارائه تصویری واضح از پیشرفت پروژه، فضای مرکزی برای ردیابی و تکمیل وظایف، گزارش دهی دقیق و ابزارهای زمان و استفاده هستند. ما در این مقاله شما را با اهداف نرم افزار مدیریت پروژه آشنا می کنیم:

برای ارائه دید بیشتر پروژه

اگر چندین بخش روی یک پروژه کار می‌کنند، ابزاری مانند نرم افزار مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا تیم‌ها را مدیریت کرده و اطمینان حاصل کنید که محصولات به موقع تکمیل می‌شوند. با دسترسی به پلت فرم مدیریت پروژه، ذینفعان می توانند آخرین به روز رسانی وضعیت پروژه را بدون نیاز به ارتباط بیش از حد و به وجود آمدن سوء تفاهم مشاهده کنند.

متمرکز کردن مدیریت کار

هنگامی که پروژه‌ها را مدیریت می‌کنید، مهم است که به طور متمرکز وظایف فردی را که اعضای تیم شما مسئولیت آن‌ها را بر عهده دارند، پیگیری نمایید. با این حال، هر فردی ممکن است بخواهد وظایف خود را با استفاده از روش‌های ترجیحی جداگانه فهرست کرده و بررسی کند. هدف اصلی نرم افزار مدیریت پروژه حذف این تمایلات است.

نرم افزار مدیریت پروژه یک فضای واحد برای تخصیص وظایف فراهم می کند که می تواند به عنوان ابزاری، تیم شما از آن برای ضبط در هنگام تکمیل وظایف استفاده می کند. بسیاری از پلتفرم‌ها همچنین هنگام انجام وظایف وابسته، اعلان ارسال می‌کنند و در صورت نیاز به تأیید، به مدیران هشدار می‌دهند.

برای تسهیل گزارش دهی دقیق

توانایی دسترسی به داده ها، بدون درنگ از طریق داشبورد و گزارش های تولید شده خودکار، این نرم افزار مدیریت پروژه را ارزشمند می کند. با گزارش‌دهی آسان و در دسترس، تیم رهبری شما می‌تواند مطلع بماند و ببیند که چگونه همه وظایف و نقاط عطف در هر پروژه باعث عملکرد کلی تیم و سودآوری پروژه می‌شوند.

می توانید از نرم افزار مدیریت پروژه برای پیگیری پیشرفت پروژه و شناسایی وظایفی که از برنامه عقب مانده اند استفاده کنید. همچنین می توانید از نرم افزار برای تعیین علت تاخیر و برآورد تأثیر آن بر برنامه و بودجه پروژه و در صورت لزوم تهیه لایحه تاخیرات استفاده کنید.

برای اجرای ردیابی زمان جهانی

ردیابی خودکار زمان، یکی از ویژگی‌های حیاتی نرم‌افزار مدیریت پروژه است، به خصوص اگر می‌خواهید به طور دقیق صورت‌حساب مشتریان خود را انجام دهید. با نرم‌افزاری که ساعت‌های قابل پرداخت و غیرقابل پرداخت را ردیابی می‌کند، می‌توانید ساعت‌های کار شده برای هر کار را ثبت کنید و آن‌ها را با داده‌های پروژه و مشتری ترکیب کنید تا گزارش‌های جامعی تولید کرده و اینگونه به شما در تصمیم‌گیری کلیدی در مورد نرخ‌ها کمک شود.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه

هدف شما در استفاده از نوع خاصی از نرم افزار مدیریت پروژه ممکن است همیشه با طیف وسیعی از مزایایی که پس از وارد شدن به آن کشف می کنید، مطابقت نداشته باشد. در اینجا فقط چند نتیجه احتمالی وجود دارد که می توانید هنگام شروع کسب و کار خود با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه موثر مشاهده نمایید.

برنامه ریزی پروژه با نرم افزار مدیریت پروژه

اگر صاحب کسب‌وکار هستید، باید به نحوه پیشرفت پروژه‌هایتان امروز دسترسی داشته باشید، به علاوه یک دیدگاه بلندمدت از اینکه چگونه حجم کاری شما با ظرفیت تیم همسو می‌شود. به جای برنامه ریزی پروژه ها در برگه های صفحه گسترده بی پایان، می توانید از نرم افزار مدیریت پروژه برای ترسیم جدول زمانی، تعیین نقاط عطف و اولویت بندی وظایف استفاده کنید.

در حالت ایده‌آل، نرم‌افزار مدیریت پروژه به شما این امکان را می‌دهد که جریان‌های کاری ماندگاری بسازید که بتوانید آن‌ها را تطبیق دهید تا تیم خود را در بسیاری از مشتریان و سال‌ها حمل نمایید.

ارتباط بدون درز با نرم افزار مدیریت پروژه

مدیریت هر کاری که تیم شما انجام می دهد بدون نوعی سیستم ردیابی تقریبا غیرممکن است. با نرم افزار مدیریت پروژه، می توانید تمام وظایف خود را سازماندهی کنید، تاریخچه مشتری را مشاهده کنید و با استفاده از پیام ها و یادداشت های موجود در یک پلت فرم واحد ارتباط برقرار کنید.

این نرم افزار مدیریت پروژه بسیاری از نیاز به ایمیل یا ابزارهای دیگر را از بین می برد، به این معنی که احتمال تمرکز شما بر روی پروژه در حال انجام و جلوگیری از حواس پرتی های پرهزینه بیشتر است.

تکمیل سریعتر پروژه با نرم افزار مدیریت پروژه

چابکی و سرعت از ویژگی های بارز اجرای خوب پروژه است و اینجاست که نرم افزار مدیریت پروژه واقعاً می درخشد و کمک کننده در سرعت بخشیدن به انجام و تکمیل پروژه است. ویژگی هایی مانند مدیریت کار، همکاری و گزارش به شما این امکان را می دهد که در صورت لزوم به سرعت حرکت کنید.

بودجه بندی بهینه با نرم افزار مدیریت پروژه

اگر پروژه های شما به خوبی سازماندهی شده باشند و بدانید که تمام وقت شما به کجا می رود، به راحتی می توانید ببینید که احتمالا چقدر هزینه خواهد داشت. این اطلاعات را با داده‌های صورت‌حساب ترکیب کنید و پیش از شروع، تخمین دقیقی از هزینه واقعی هر پروژه خواهید داشت.

معایب نرم افزار مدیریت پروژه

علیرغم جذابیت، پلتفرم های مدیریت پروژه خاصی با اشکالاتی همراه هستند که با وجود آپدیت شدن لحظه به لحظه ی این پلتفرم ها به زودی این ایرادات هم رفع می گردد.

• برای کسانی که روی چندین نوع پروژه کار می کنند، انتخاب ردیاب پروژه اشتباه حداقل می تواند مشکل ساز باشد.
• ابزاری که برای پروژه‌های با زمان محدود و قابل تحویل ساخته شده است، ممکن است در مدیریت پروژه‌های سرویس‌محور در حال انجام کارایی نداشته باشد.
• انعطاف ناپذیری برای برخی از متدولوژی های پروژه: روش مدیریت پروژه متفاوت است و هر کدام رویکرد منحصر به فرد خود را دارند و همه نرم افزارها قادر به پذیرش هر گونه تنوع نیستند.

ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه خوب

از ردیابی محصولات تحویلی گرفته تا مدیریت منابع و از مدیریت بودجه گرفته تا همکاری با اعضای تیم، موارد زیادی در اجرا و مدیریت پروژه ها باید در نظر گرفته شود. این در هنگام انتخاب ابزار نرم افزار مدیریت پروژه خوب نیز صادق است. در اینجا لیستی از ۵ جنبه کاربردی کلیدی نرم افزار مدیریت پروژه آمده است تا شما را در انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه یاری رساند.

لیست وظایف

امکان اختصاص دادن و به روز رسانی وضعیت وظایف به طوری که همه افراد در تیم شما در یک صفحه باشند بسیار مهم است.

برنامه‌ها

بسیاری از ابزارها تقویم، نمودار گانت یا ابزارهای نقطه عطفی را ارائه می‌دهند که به شما کمک می‌کنند بفهمید یک کار در کل پروژه کجاست و چقدر زمان برای تکمیل آن وجود دارد.

به اشتراک گذاری فایل

امکان اشتراک گذاری و سازماندهی اسناد کلیدی پروژه، زمان تلف شده برای جستجوی فایل ها را حذف می کند.

ارتباطات

این امر در مدیریت پروژه بسیار مهم است زیرا جریان روان ارتباط به معنای حل سریع و آسان، مشکل است.

گزارش دهی

این برای همه اعضای تیم مهم است که به روز رسانی خود در پروژه به عنوان یک کل می رسد. با این حال، این یک مزیت بزرگ برای مدیران پروژه است که می خواهند اطمینان حاصل کنند که پروژه در حال پیشرفت است و وظایف به موقع انجام می شود.